Kwaliteit op de werkvloer  

De voordelen moet men voelen 

“U kent misschien de animatiefilm Inside Out, waarin wordt uitgelegd hoe de mens beïnvloed wordt door emoties. Dit is zeker het geval als je kijkt naar gedragsverandering, bijvoorbeeld wanneer men aan de slag moet gaan met een nieuw systeem.” Vanuit de stoel van de kwaliteitsmanager is de noodzaak van zo’n verandering vaak duidelijk. De nieuwe werkwijze zorgt voor meer efficiëntie, maakt het makkelijker voor de auditor om de juiste informatie te vinden, en is als een kers op de taart ook nog gebruikersvriendelijker. Maar ís dat wel zo? 

“Wat we geregeld zien is dat werknemers op de werkvloer, ver van het kwaliteitskantoor, zich onbegrepen en haast machteloos kunnen voelen. Er wordt van alles van hen verwacht en de formulieren die voorheen simpelweg in een mapje op hun schijf stonden, moeten nu opgezocht worden via wéér een nieuwe online omgeving. Deze eindgebruikers hebben bovendien vaak geen inspraak gehad bij het invoeren van dit nieuwe systeem. Dit leidt tot onzekerheid, frustratie en daarmee ook weerstand, waardoor je nog verder van huis bent”, vertelt Johan.  

Inspraak of input? 

Ondanks dat betrokkenheid één van de termen is die vaak valt bij gedragsverandering, gaat de invulling hiervan verder dan inspraak bij de keuzes die gemaakt worden op managementniveau. Wanneer een bepaald pakket eenmaal is aangeschaft, is er nog volop mogelijkheid om de werkvloer mee te nemen in de hierop volgende processen. Johan: “Er zijn talloze manieren om het systeem gezamenlijk vorm te geven. Klankbordgroepen kunnen bijvoorbeeld bespreken hoe bepaalde projecten ingedeeld worden om de flow van incidentregistraties zo goed mogelijk te laten verlopen. Ook kan de medewerkers de vrijheid worden gegeven om te bepalen welke formulieren of koppelingen voor hen het belangrijkst zijn om snel te kunnen raadplegen”. 

De effectiviteit hiervan komt ook naar voren tijdens gesprekken met ManualMaster gebruikers. Luc de Vrij, Quality Coördinator bij Campine, heeft bijvoorbeeld krachtig in weten te zetten op het vergaren van input vanuit de werkvloer: “Inmiddels weten de collega’s ons goed te vinden met verzoeken om formulieren aan te maken die hun werkzaamheden vergemakkelijken”. 

De bemoeial is uw grootste kracht 

Ook wanneer er geen inspraak mogelijk was bij het opzetten en inrichten van het kwaliteitssysteem, hebben organisaties een fantastisch middel achter de hand om de medewerkers tóch een gevoel van betrokkenheid mee te geven: meldingsformulieren. Iedereen ziet kleine of grote onhandigheden in het dagelijkse werk en heeft ook eigen ideeën over hoe dit beter kan. Dit is de grootste uitdaging voor het kwaliteitsteam, legt Johan uit: “Hoe klein of groot de melding ook is, je wil het áltijd opvolgen op een betekenisvolle manier. Dit geeft de melder het gevoel dat zij gehoord worden. Wiens klacht over iets schijnbaar triviaals geen oplossing tot gevolg heeft, zal ook minder geneigd zijn om verbetervoorstellen te melden. En dat is natuurlijk een gemiste kans.” 

Goudmijn aan informatie 

Een doeltreffend proces bij het verwerken een meldingsformulier is daarmee misschien één van de belangrijkste factoren bij het creëren van betrokkenheid op de werkvloer. De voordelen hiervan gaan verder dan de concrete actiepunten die uit de meldingen voortvloeien. “Ik hoor geregeld van ManualMaster gebruikers dat zij dankzij de laagdrempeligheid van formulieren ook een enorme bak data vergaren. Die informatie wordt vervolgens overzichtelijk gepresenteerd aan het management of auditors,” legt Johan uit. Een omarmd kwaliteitssysteem, concrete verbetervoorstellen én overzichtelijke rapportages voor de prijs van een sterk meldingsproces: wie wil dat nou niet?

Tijdens de Xelyo Quality Day 2023 kan je kennis maken met ManualMaster tijdens de pauzes. Mis het niet en bestel nu je ticket hier.
Ben je benieuwd naar de diensten van ManualMaster? Neem dan alvast een kijkje op de website.