Digitale kwaliteitsmanagementsystemen tegen capaciteitstekorten

Wanneer kwaliteitsborging alleen maar tijd kost…

Kwaliteitsborging is in bijna elke organisatie wel van belang. Als management wil je weten hoe je organisatie ervoor staat en of de kwaliteit van belangrijke processen- en documenten wordt gewaarborgd. Dit vraagt echter vaak extra tijd van medewerkers binnen de organisatie. Het borgen van kwaliteit betekent o.a. dat álle incidenten (klachten, non-conformiteiten, afwijkingen, gevaarlijke situaties) gemeld worden. Maar ook dat de juiste analyses gedaan worden en dat verbetermaatregelen uitgezet en opgevolgd worden. En dan ben je er nog niet. Want informatie rondom certificatie, normen en standaarden moet ook nog eens helder gedocumenteerd worden. In veel gevallen kan dit niet in dezelfde systemen, wat betekent dat medewerkers, naast al het andere extra werk, telkens moeten switchen.

Dit alles kan omslachtig aanvoelen, frustrerend zijn én extra tijd kosten. Niet handig; zeker niet als je al te maken hebt met een krappe capaciteit.

Gelukkig is het mogelijk om de kwaliteit binnen jouw organisatie te waarborgen zonder dat het voor medewerkers als een bijkomende last wordt ervaren. Met een degelijk kwaliteitsmanagementsysteem ondersteun je jouw medewerkers bij hun werkzaamheden.

Snel en laagdrempelig incidenten melden

Veel organisaties ervaren een te lage meldingsgraad van incidenten. Niet zo gek, want binnen veel organisaties is het melden van incidenten nog een omslachtig proces dat medewerkers extra administratieve last oplegt. Met een tekort aan collega’s blijft er vaak geen tijd over om een melding te maken. Toch wil je het liefst zoveel mogelijk informatie uit je organisatie ontvangen, omdat je op basis van die info (verbeter)maatregelen kan nemen en beleid kan voeren.

Door software voor incidentmanagement kunnen medewerkers gemakkelijk en snel een incident melden. Daarnaast profiteren medewerkers van formulieren die zowel responsief als adaptief zijn, en die te gebruiken zijn op elk device, wat het melden laagdrempelig en gemakkelijk maakt. Met software kan je bovendien automatisch feedback geven aan de medewerker zodat hij/zij het gevoel krijgt dat het melden van incidenten ook effectief zinvol is. Dat zorgt voor gemotiveerde en betrokken medewerkers.

Dankzij slimme integraties met de primaire systemen hoeven jouw medewerkers niet met nóg een systeem te werken. Zo worden ze ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden terwijl jij de kwaliteit van je organisatie kunt waarborgen.

Zodra een medewerker een incident heeft gemeld, komt de melding bij de juiste, aangewezen persoon of personen binnen de organisatie terecht. Nadat men de melding heeft geanalyseerd, kunnen acties worden uitgezet en kan voortgang worden bewaakt. Omdat deze workflow geheel automatisch verloopt zijn handmatige acties niet nodig. Dit bespaart de gehele organisatie tijd

Efficiënt documenten raadplegen

De zoektocht naar de meest recente versie van het juiste document kan veel tijd in beslag nemen. Opnieuw iets moeten uitzoeken omdat je het verkeerde document hebt geraadpleegd kost veel tijd en kan frustrerend werken. Door een documentmanagementsysteem (DMS) slim te integreren met primaire systemen (zoals Microsoft Sharepoint), hebben alle medewerkers de juiste documenten bij de hand zonder dat ze hiervoor een apart systeem moeten raadplegen. Met slimme filters kan informatie gemakkelijk opgezocht en gebruikt worden.

Daarnaast is het mogelijk om extra blokken, zoals ‘Jouw geraadpleegde documenten’ of ‘Jouw favoriete documenten’, toe te voegen aan je primaire systeem (zoals bij een sociaal intranet). Zo kunnen medewerkers gemakkelijk de meest gebruikte documenten vanuit een DMS gebruiken, zonder het primaire systeem te verlaten.

In een DMS kan je daarnaast op een handige manier versies beheren en aan werknemers vragen om aan documenten mee te schrijven. Tevens kan je specifieke workflows inrichten, waarbij werknemers automatisch worden bericht als zij een nieuw of gereviseerd document moeten bekijken en/of goedkeuren. Ook op die manier kan de organisatie flink wat tijd besparen.

Inzicht voor het management

Het gebruik van kwaliteitsmanagement software ontlast niet alleen de medewerkers binnen je organisatie, het levert jou als (kwaliteits)manager ook veel tijd en inzichten op. Als management beschik je in kwaliteitsmanagementsoftware doorgaans over realtime dashboards. Dankzij deze dashboards heb je een duidelijk en compleet overzicht van hoe de organisatie er op dit moment voor staat, door middel van cijfers en grafieken. Je hoeft geen tijd te steken in het verzamelen van data, doordat het dashboard automatisch wordt bijgewerkt. Zo kun jij je focussen op de analyse van de data en kun je de rest van het MT attenderen op en adviseren over verbeteringsmogelijkheden voor jouw organisatie.

Het borgen van kwaliteit is belangrijk, maar je wil niet dat jouw medewerkers hiervoor extra handelingen moeten verrichten. Zeker niet met een krappe capaciteit. Met een kwaliteitsmanagementsysteem is het waarborgen van en inzicht krijgen in de kwaliteit binnen je organisatie niet eerder zo gemakkelijk geweest.

Meer weten over kwaliteitsmanagementsystemen? Neem dan contact met ons op.

Joris Henrotay

email: [email protected]

www.zenya-software.com