De voordelen van 8D: 8 tips

8D problemsolving is een methode uit de auto-industrie. In 8 stappen (disciplines) ga je met een team op zoek naar de wortels van het probleem. Bovendien vermijd je dat het probleem zich nog voordoet in soortgelijke situaties in andere processen en afdelingen van je organisatie. Zo los je niet alleen het probleem duurzaam op, maar til je het kwaliteitsniveau binnen je organisatie ook naar een hoger niveau. Uiteindelijk leidt een transparante en professionele aanpak van problemen op lange termijn ook tot meer klantentevredenheid. 

 

Vertrek van een template

De 8D methode veranker je best in een template waarin alle stappen worden geregistreerd. Zo heb je de garantie dat elke stap wordt gezet. Bovendien krijg je een duidelijk overzicht van het probleem, de oplossingen, de datum of periode, de geleerde lessen en de nieuwe procedures. Nadien zet je de template in een database voor rapportage of consultatie bij andere problemen. 

 

1. Stel een team samen

Een goed team bestaat niet alleen uit de kwaliteitscoördinator en zijn team, maar uit verschillende medewerkers. Met een divers team krijg je een ruimere kijk op het probleem en op de mogelijke oplossingen, creëer je een groter draagvlak voor 8D en bouw je aan een kwaliteitscultuur in je organisatie. Spreek daarbij wel duidelijk af wat de verwachtingen zijn ten aanzien van elk teamlid.

 

2. Omschrijf het probleem

Vat het probleem en de symptomen kort samen en geef een antwoord op de volgende vragen:
Wat (welk onderdeel) ging fout?
Waar deed het probleem zich voor?
Hoe vaak en hoe groot is het probleem (frequentie, %)?
Wanneer of in welke periode deed het probleem zich voor?
Wat zijn de gevolgen (onder meer interne en externe kosten) van het probleem?
Om te vermijden dat je zaken over het hoofd ziet en een verkeerde weg volgt, ga je in deze fase nog niet in op mogelijke oorzaken, suggesties of oplossingen.

 

3. Onderneem actie om het probleem in te dijken

Zorg er onmiddellijk voor dat het probleem niet groter kan worden dan het al is. Breng nauwgezet in kaart op welke voorgaande en volgende processen het probleem een effect kan hebben en onderneem daarop actie. Zo kan bijvoorbeeld een fout aangeleverde grondstof in de hele productieketen tot zelfs bij de klanten tot problemen leiden. Daarbij zijn de periode en de omvang van het probleem belangrijk om gepaste acties door te voeren. Ga tot slot na of een soortgelijk probleem kan optreden in andere processen, zodat je die ook kunt bijsturen.

 

4. Definieer de onderliggende oorzaak

Ga op zoek naar de echte bron van het probleem. Verken daarvoor eerst het probleem met een brainstorm over de mogelijke oorzaken. Daarbij kan je een visgraatdiagram (ishikawa) opstellen en de 5 M’en invullen. Graaf vervolgens steeds dieper naar de eigenlijke oorzaak. Een simpele en werkbare methode daarvoor is 5 Why. Daarbij vraag je telkens waarom een probleem ontstond en vervolgens waarom op zijn beurt het volgende probleem ontstond. Op deze manier verkleint de kans dat je alleen de symptomen bestrijdt, terwijl de dieperliggende oorzaken blijven sluimeren.

5. Bepaal de acties die nodig zijn om het probleem te corrigeren
Nu je de oorzaken kent, zet je daar oplossingen tegenover. Daarbij bepaal je nauwkeurig wat er moet gebeuren en wanneer de actie uitgevoerd moet zijn. Voor de acties uit en beschrijf in een document welke procedure is gevolgd en wanneer. Zo weet je later nog precies wat je hebt gedaan en wanneer het probleem was opgelost. Indien nodig kan je dit ook meedelen aan de klanten.

6. Identificeer en implementeer preventieve acties 

Ga in je organisatie op zoek naar vergelijkbare zwakke punten en tekortkomingen in procedures, instructies, standaardoplossingen, werkmethoden en opleidingen. Controleer of het probleem ook kan voorkomen in soortgelijke processen en producten. Bepaal op basis hiervan welke acties in de hele organisatie nodig zijn. Let op dat je daarbij geen processen vergeet die vanzelfsprekend lijken, maar toch kunnen verbeteren. Ga tot slot na of je soortgelijke fouten onmogelijk kunt maken (poka yoke). 

7. Evalueer de acties

Werk voor elke actie met de PDCA-cyclus. Controleer of het probleem aantoonbaar is opgelost en welke meerwaarde de acties hebben opgeleverd voor jouw organisatie. Nu het probleem is opgelost en de template volledig is ingevuld, sluit je de template af en bewaar je hem in de database.

8. Geef erkenning aan je team

Vergeet tot slot niet om de teamleden te bedanken en te erkennen voor hun persoonlijke bijdragen. Een mailtje of een kleine attentie betekent vaak al veel, maar een feestje om het succes samen te vieren kan natuurlijk ook.

8D probleemoplossing is een beproefde methode om het morgen beter te doen dan vandaag. Wij hebben dit artikel gebaseerd op een presentatie die Luc Donckers heeft gegeven op een van onze webinars.

Wil je graag nog meer bijleren om het morgen beter te doen dan vandaag?

Schrijf je dan in voor een van onze volgende webinars via de activiteitenkalender.