Het BCP of het Bedrijfscontinuïteitplan

5 sleutelelementen voor het opstellen van een sterk BCP:

1. Risico’s en potentiële impact op de organisatie
2. Planning en een effectieve aanpak
3. Rollen en verantwoordelijkheden
4. Communicatie
5. Testing en training

Bij een bedreiging of een crisis is een organisatie doorgaans verzekerd voor directe schade. Maar wat met alle indirecte schade? Hoe gaat je organisatie zo snel mogelijk kan worden voortgezet bij langdurige uitval van kritische resources en bedrijfsmiddelen? 

Risicoanalyse

Een grondige risicoanalyse is de basis om aan een BCP te beginnen. Kijk naar wat deze risico’s betekenen naar je organisatie toe. Overweeg een bedrijfs-impactanalyse. Door een beeld te krijgen van waar je mee te maken kan krijgen, kan je stappen ondernemen om het te voorkomen. 

Een sterk plan kan ook rekening houden met de gevolgen van de disruptie binnen je organisatie. Zo kan je rekening houden met kosten en tijd om je organisatie te herstellen. (Let op: blijf pragmatisch in het opstellen van een risicoanalyse, je kan onmogelijk rekening houden met elke onvoorziene omstandigheid, leg de focus op de impact op je werking.)

Ben je op zoek naar een standaard om je risico’s in kaart te brengen dan kan de ISO 31001 misschien een antwoord bieden op deze vraag. 

Planning en effectieve aanpak 

Na het in kaart brengen van de risico’s kan je aan de slag met een effectief actieplan. Wat zijn de mogelijke antwoorden op de risico’s? Waarmee moet je rekening houden? Niet alleen op vlak van materiaal moeten er actieplannen opgesteld worden. Hou in de eerste plaats ook rekening met uitval van mensen. Hier hoort dus ook een HR-oefening bij. Wie vervangt wie? Is er voldoende kennis en ervaring?

Sommige situaties vereisen ook drastische actieplannen. In tijden van oorlog moet er nagedacht worden over het uitbesteden, of zelfs verplaatsen van de organisatie naar andere regio’s. Met de pandemie moest er nagedacht worden over uitval door ziekte en het herorganiseren van personeel door thuiswerk. Moet er geschoven worden met mensen?

Rollen en verantwoordelijkheden

In contact staan met procesverantwoordelijken en hoger management is cruciaal bij het bepalen van een BCP. Wanneer deze sleutelfiguren bepaald zijn is het van belang om de juiste persoon de juiste rol toe te wijzen. De juiste mensen betrekken is nefast voor een sterk plan om te slagen. Hou altijd in het achterhoofd dat je er niet alleen voor staat en dat je enkel kan slagen als iedereen weet wat ze moeten doen in tijden van crisis. 

Communicatie

Bereid je proactief voor op verschillende situaties en zorg voor gepaste communicatie. Niet alleen is dit cruciaal om je sleutelfiguren op tijd en helder in te lichten, ook voor de buitenwereld en je klanten is het belangrijk om de juiste boodschap tijdig te versturen. 

Via deze bijlage krijg je een mooi voorbeeld van hoe een BCP kan verspreid worden doorheen de organisatie: download het document hier.

In grotere organisaties is het zelf aangeraden om een aangepast communicatieplan te voorzien in tijden van crisis. Dit kan ervoor zorgen dat er geen valse berichtgeving wordt rondgestuurd en dat men niet aan reputatieverlies lijdt. 

Testing en Training

Een BCP is niet zomaar een theoretisch plan. Het moet robuust zijn. Je moet er in tijden van nood of tegenspoed op kunnen rekenen. De enige manier om dat met zekerheid te doen, is met behulp van testen en oefeningen. 

Tabletop meetings of testen kunnen heel wat helderheid bieden. Zo kan je te weten komen of de crisismanagementprocedures werken en wie er geschikt is om deze procedures effectief uit te voeren. 

Denk ook na over de regelmaat van deze testen. Kan je deze evalueren? Aanpassen waar nodig? Kan je hier een PDCA-oefening op uitvoeren en cyclisch werken. 

Daarnaast is het belangrijk om stil te staan bij het ‘lange-termijn’ gegeven van je BCP. Zeker in de voorbije jaren zijn er heel wat factoren die, kort opeenvolgend, een impact hadden op het merendeel van de organisaties in België en ver daarbuiten. 

Het nut van de ISO 22301

Deze ISO richt zich uitdrukkelijk op bedrijfscontinuïteit. Deze standaard kan voornamelijk van nut zijn voor organisaties waarbij het van cruciaal belang is om de activiteiten voort te zetten. De diensten of producten van deze organisaties kunnen namelijk ook van levensbelang zijn voor andere organisaties. 

De ISO bestaat uit 5 onderdelen: 

1. Business Impact Strategie: essentiële processen en risico’s die de continuïteit beïnvloeden
2. Business Continuity Procedures: middelen en acties om negatieve effecten te beperken
3. Noodplanning en testen: beoordelen van de effectiviteit
4. Recovery: vanuit noodmaatregelen terugkeren naar een normale werking