Checklist digitalisering voor meer kwaliteit

Kwaliteitsmanagers willen morgen beter doen dan vandaag. In de praktijk betekent dat vaak processen automatiseren en digitaliseren. De processen verlopen efficiënter, klantvriendelijker, kostenbesparender en de data kunnen eenvoudig worden gerapporteerd. Als je het goed aanpakt tenminste. Deze checklist helpt je op weg.

✔︎ Vorm een enthousiast en ambitieus team

Voor een succesvol automatiseringstraject heb je mensen nodig die het verbeterproces op gang trekken. In de eerste plaats heb je zichtbare steun en betrokkenheid nodig van de directie bij je verbeterprocessen. Verder heb je ambassadeurs of kleine groepen nodig die in het project geloven en het enthousiasme aanwakkeren bij hun collega’s. Hoe meer mensen betrokken worden in het change management, hoe sneller het gedrag en de cultuur binnen je organisatie zal veranderen. Tot slot kan je kpi’s aan de processen koppelen met teamdoelstellingen die de leidinggevenden in de organisatie opvolgen.

✔︎ Digitaliseer om te verbeteren

Processen automatiseren vraagt om een integrale aanpak. Wanneer je een proces wilt verbeteren, haal je betere resultaten als je de digitalisering meteen in het project betrekt. Digitalisering is een factor die deel uitmaakt van je verbeterproces. Betrek daarom al van in het begin de ICT-afdeling om het potentieel van digitalisering maximaal te benutten. 

✔︎ Kies een tool voor je doel

Vertrek niet van een tool om je proces aan te pakken, maar ga op zoek naar de juiste tool die je proces vooruit helpt. Pas je proces niet aan om in een aantrekkelijke tool te passen.

✔︎  Verbeter stap voor stap

In een digitaliseringsproject wil je graag zoveel mogelijk processen op elkaar aansluiten. Kom echter niet in de verleiding om dan maar meteen alles tegelijk te digitaliseren. Het is vaak efficiënter om kleine delen aan te pakken, te evalueren en bij te sturen. Daarbij kan je al wel het globale proces in kaart brengen en protocollen uitwerken om later de deelprocessen aan elkaar te linken.

✔︎ Automatiseer het kwaliteitssysteem

Tot slot kan je ook in het kwaliteitsmanagement zelf heel wat processen automatiseren. Denk aan het digitaliseren van risicomanagement, de opvolging van audits of het documentmanagement van certificaten, procedures en wet- en regelgeving. Zo vinden jij en je collega’s snel de juiste up to date informatie terug.

De tips voor deze checklist verzamelden we in de taskforce Digitalisering.

Denk je na over de digitalisering van je documentmanagement?

Lees dan het artikel Digitaal documentmanagement: 6 punten voor een vlotte start