Digitaal documentmanagement is de toekomst en heeft vele voordelen. Toch is een efficiënt systeem opzetten niet eenvoudig. Met deze 6 punten neem je een vlotte start.
Meer en meer data en documenten circuleren in digitale vorm binnen en buiten je organisatie. Je kunt de digitale documenten makkelijk bewaren, aanpassen, terugvinden, vanop afstand bekijken, samen bewerken … Tegelijk is het een uitdaging om alles in één gezamenlijk, gebruiksvriendelijk systeem onder te brengen en juridische, veiligheids- en privacy-issues te beheersen.

Log in om verder te lezen als lid

Digitalisering als kwaliteitsproces

Bekijk digitalisering als een kwaliteitsproces en niet als een bijgedachte. Digitalisering is niet de papieren werkwijze ongewijzigd vertalen naar een digitaal proces. Het digitale proces moet bijdragen aan een betere kwaliteit. 

6 punten voor de start met digitaal documentmanagement

1. Stel een projectgroep samen.
   Breng in de werkgroep afgevaardigden samen uit de juiste afdelingen en betrek ook ict. Hou rekening met de mogelijkheden van de diverse gebruikers.
   
   
2. Bepaal de weergave en technologie waarmee documenten worden aangeboden
   Hou rekening met de mogelijkheden bij de klant, thuis of onderweg.
   
   
3. Breng de route van documenten in kaart
   Een goed documentmanagementsysteem ondersteunt de hele route van opstellen, opslaan, beoordelen, autoriseren, opvragen en archiveren.
   
   
4. Bepaal welke metadata nodig zijn om documenten terug te vinden
   Om vlot het juiste document te vinden, worden metadata bewaard zoals auteur, datum, afdeling, soort document, versie en trefwoorden of zoek je in de volledige tekst van documenten.
   
   
5. Bepaal de rollen
   Bepaal de auteurs, beheerders, beoordelaars, toegangsrechten
   
   
6. Schakel tijdig professionele hulp in
   Probeer niet alles zelf op te lossen, maar zoek professionele hulp bij praktische of organisatorische vragen.

Wil je nog meer digitaliseren?

Lees dan ook de artikels over kwaliteit 4.0 en digitalisering voor meer kwaliteit.