Verbeteringen doorvoeren doorheen de organisatie

Continu verbeteren is waar het om draait voor de leden van ons netwerk. Op alle mogelijk manieren wordt geprobeerd aan de cultuur te werken, processen te optimaliseren en verbeteringen door te voeren op alle mogelijke manieren, hoe groot of hoe klein dan ook. Hier komt heel wat bij kijken. Kaizen kan de methode vormen om systematiek te krijgen in het doorvoeren van deze verbeteringen. 

Kaizen: wat is het?

Kaizen is een continu verbeteringsproces dat gericht is op het minimaliseren van verspilling en het maximaliseren van efficiëntie. Het omvat het regelmatig evalueren van processen en systemen, het identificeren van verbetermogelijkheden en het implementeren van kleine, incrementele verbeteringen op dagelijkse basis. Het streeft naar een cultuur van voortdurende verbetering en betrokkenheid van medewerkers op alle niveaus binnen een organisatie. Het moedigt samenwerking en betrokkenheid van medewerkers aan, en stimuleert een cultuur waarin medewerkers vrijelijk ideeën kunnen delen en bijdragen aan verbeteringen.

Hier vind je de 6 stappen om Kaizen toe te passen in je organisatie:

1. Definieer het probleem: Definieer het probleem en de doelstellingen. Stel een team samen om dit aan te pakken.
   
   
2. Verzamel de feiten: Kijk op de werkvloer, voer een Gemba walk uit. Schets de value stream mapping. Denk nog niet aan oplossingen.
   
   
3. Analyseer de feiten: Maak een visgraat diagram. Pas de 5-why-methode toe (Root Cause Analysis). Bepaal de oorzaken.
    
4. Genereer verbeteringen: Genereer gezamelijk verbetermogelijkheden. Kies en prioriteer. Leg deze ideeën vast.
   
   
5. Implementeer: Maak een plan. Krijg een akkoord. Voer het uit. Denk aan het draagvlak en zorg voor blijvend resultaat. Beter vele kleine stappen dan weinig grote. Denk hierbij aan de PDCA cyclus.
    
   
6. Borg en standaardiseer: Controleer de resultaten. Zorg voor een standaard werkmethode. Draag over. Leer en evalueer. 
   
   

Maak van verbeteren een plezier door sterke communicatie

Verbetervoorstellen moeten doorheen de hele organisatie naar voren gebracht worden. Dit kan slechts als je een verbetercultuur teweeg brengt. En dat begint met goede communicatie. Denk hierbij aan zoveel mogelijk visualiseren, een ritme creëren, fysieke meetings om dialoog op te zetten, afspraken maken met afdelingshoofden... Zorg dat de juiste info rond verbeteringen bij de juiste mensen terecht komt. 

Daarnaast is het zeker interessant om aan de motivatie te werken die aanspoort om nieuwe verbetervoorstellen en ideeën aan te brengen. Denk hierbij aan (financiële) incentives, maar voornamelijk aan erkenning. Dit heeft uiteraard ook met communicatie te maken, maar in de eerste plaats is het management verantwoordelijk om die erkenning over te brengen. Denk ook aan een gemba walk als middel om in dialoog te gaan rond mogelijke verbeteringen. 

De rol van het management

Prioriteiten stellen is cruciaal in het beheren van verbetervoorstellen. Maar even belangrijk is er gevolg aan geven en deze, samen met de resultaten, te erkennen en te communiceren. Let wel op dat je het management niet overrompelt met voorstellen. Zorg daarom steeds zelf voor een relevante lijst die gelinkt kan worden aan de strategie van je organisatie.

Daarnaast is het belangrijk om te kunnen experimenteren. Aangezien hiervoor resources moeten vrijgemaakt worden is het belangrijk om goed te staven waarom verbeteringen nodig zijn, wat de gevolgen kunnen zijn en hoe ze passen binnen de objectieven van de organisatie. 

Do's en Don'ts

• Vermijd over-enthousiasme als je met verbetervoorstellen aan de slag gaat. Dit kan leiden tot demotivatie. Prioriteiten stellen is hier de boodschap!
• Discussie vormt het draagvlak om te kunnen schiften in de voorstellen. Heel wat verbeteringen kunnen door onderling overleg geïmplementeerd worden.
• Let op voor de valkuil die een toevloed van ideeën kan vormen. Probeer dit in toom te houden door goede afspraken te maken met procesverantwoordelijken en afdelingshoofden.
• Let op met welke verwachtingen je creëert. Zorg dat het management ook gecoacht wordt rond verbeterprocessen. 
• Hou steeds de scope in gedachten: zet verbeterborden op per team/niveau en zet strategische voorstellen op het managementbord. 
• Communiceer successen! Erkenning is een cruciale factor die te vaak wordt vergeten. 

Deze inzichten kwamen tot stand tijdens onze kwaliteit en lean taskforce. Meer inzichten zullen aan dit artikel toegevoegd worden in de komende maanden.