Verbeteringen doorvoeren doorheen de organisatie
Continu verbeteren is waar het om draait voor de leden van ons netwerk. Op alle mogelijk manieren wordt geprobeerd aan de cultuur te werken, processen te optimaliseren en verbeteringen door te voeren op alle mogelijke manieren, hoe groot of hoe klein dan ook. Hier komt heel wat bij kijken. Kaizen kan de methode vormen om systematiek te krijgen in het doorvoeren van deze verbeteringen.
Kaizen: wat is het?
Kaizen is een continu verbeteringsproces dat gericht is op het minimaliseren van verspilling en het maximaliseren van efficiëntie. Het omvat het regelmatig evalueren van processen en systemen, het identificeren van verbetermogelijkheden en het implementeren van kleine, incrementele verbeteringen op dagelijkse basis. Het streeft naar een cultuur van voortdurende verbetering en betrokkenheid van medewerkers op alle niveaus binnen een organisatie. Het moedigt samenwerking en betrokkenheid van medewerkers aan, en stimuleert een cultuur waarin medewerkers vrijelijk ideeën kunnen delen en bijdragen aan verbeteringen.
Hier vind je de 6 stappen om Kaizen toe te passen in je organisatie:
- Definieer het probleem: Definieer het probleem en de doelstellingen. Stel een team samen om dit aan te pakken.
- Verzamel de feiten: Kijk op de werkvloer, voer een Gemba walk uit. Schets de value stream mapping. Denk nog niet aan oplossingen.
- Analyseer de feiten: Maak een visgraat diagram. Pas de 5-why-methode toe (Root Cause Analysis). Bepaal de oorzaken.
- Genereer verbeteringen: Genereer gezamelijk verbetermogelijkheden. Kies en prioriteer. Leg deze ideeën vast.
- Implementeer: Maak een plan. Krijg een akkoord. Voer het uit. Denk aan het draagvlak en zorg voor blijvend resultaat. Beter vele kleine stappen dan weinig grote. Denk hierbij aan de PDCA cyclus.
- Borg en standaardiseer: Controleer de resultaten. Zorg voor een standaard werkmethode. Draag over. Leer en evalueer.
Structureel verbeteren
Heel wat organisaties zijn bezig met het verbeteren van hun werkprocessen. Toch krijgt risicobeheer vaak voorrang op opportuniteitsmanagement. Risicobeheer wordt namelijk nog vaak gezien als voldoende om aan te tonen dat opportuniteiten worden opgenomen. Toch is het duidelijk dat kansen niet opwegen tegen risico's. Daarom is het niet alleen belangrijk om aandacht te vestigen op het beheren, maar eveneens het opvolgen van opportuniteiten. Het grootste risico ligt namelijk in het aanwakkeren, om er vervolgens niets mee te doen! Dit kan ervoor zorgen dat er definitief wordt afgehaakt.
Daarnaast is het eveneens belangrijk om het management hierin een toongevende rol in te laten spelen. Het is namelijk belangrijk dat opportuniteitsmanagement op elk niveau van de organisatie zit, met de nodige actieplannen om deze opportuniteiten ook van de grond te laten komen.
Geloven in opportuniteiten en ze tastbaar maken
Zoals hierboven staat vermeld, is het belangrijk om het management mee te krijgen. Als het management niet betrokken wordt door middel van een management review en/of strategische kwartaal actieplannen, dan is de kans groot dat de rest van de organisatie niet volgt. Vaak is het niet opvolgen of aanwakkeren van opportuniteiten te wijten aan een tekort aan tijd en middelen. Maar opportuniteiten kunnen net zorgen voor extra resources.
Om iedereen mee te krijgen is het belangrijk om opportuniteiten tastbaar te maken. Sommige organisatie stellen incentives tegenover verbetervoorstellen, maar vaak is erkenning cruciaal. Heldere communicatie rond het nemen van kansen naar audits en naar medewerkers toe valt niet te onderschatten.
De uitdagingen voor de toekomst - durf je nek uitsteken
Duurzaamheid en rapportering errond zijn vraagstukken die nog heel wat uitdagingen met zich meebrengen. Maar hier schuilen ook heel wat opportuniteiten achter! Denk daarom ook verder dan enkele wettelijk bepaalde verplichtingen: wat kan er nu opgezet worden voor de volgende 10 jaar? Durf daarom je nek uitsteken en probeer ruimte te creëren om te kunnen experimenteren met opportuniteiten waarvan er vooraf geen duidelijk resultaten in te schatten zijn. Lukt dat niet? Dan kan je steeds proberen terug te vallen op een kosten/baten analyse.
Enkele extra tips en methoden:
- Zoek je enkele goede methodieken om je opportuniteiten in kaart te brengen:
- Start bij een goede stakeholderanalyse om de opportuniteiten op alle niveaus in kaart te kunnen brengen
- Durf met scores te werken om de moeilijkheidsgraad tegenover de return/reward te zetten
- Falen mag
- Doorbreek routines
- Zoeken contact met mensen die anders denken dan jezelf, zelfs al gaat het tegen je eigen visie in
- Combineer divergerend en convergerend denken maar meng ze nooit door elkaar
- Probeer uit je je vertrouwde omgeving te stappen
- Beeld je andere perspectieven in
Deze inzichten kwamen tot stand tijdens onze kwaliteit en lean taskforce. Meer inzichten zullen aan dit artikel toegevoegd worden in de komende maanden.