Poka Yoke toepassen: 8 tips om je op weg te helpen

Menselijke fouten treden overal op, of dit nu in een administratieve of productie omgeving is. Toch zijn er heel wat manieren om dit te vermijden. Vaak zijn we hier onbewust al mee bezig, maar hoe kan je bewuster omgaan met foutpreventie?

4 niveau’s om foutbestendig te werken:

1. Beschrijf zoveel mogelijk processen. Dit staat niet gelijk aan foutbestendigheid, maar biedt een zekere houvast. 
2. Gebruik zoveel mogelijk visuele hulp. Bijvoorbeeld: verkeersborden. Deze houden je niet tegen, maar geven duidelijk aan waarop moet gelet worden. 
3. Implementeer visuele stuurmiddelen of een controle. Bijvoorbeeld: een slagboom zorgt voor dwang bij een overweg.  Men moet moeite doen, of actie ondernemen om een fout te maken.
4. Maak het proces foutbestendig. Voorbeeld: tunnel onder spoorweg. Dit maakt het zo goed als onmogelijk om een fout te maken.

 

Zet je workflows om in procedures.

Op die manier kan je achterhalen waar er nog fouten worden gemaakt en ingrijpen waar nodig. Denk hierbij ook aan het opzetten van beslissingsbomen waarbij je bepaalde voorwaarden stelt.

Maak gebruik van digitale formulieren om bepaalde checks na te gaan.

In heel wat gevallen moet men berusten op intellectuele activiteiten, waar het soms onmogelijk lijkt om foutloos te werk te gaan. Probeer zoveel mogelijk voorwaarden te stellen bij het uitvoeren van checks (dwingen om de juiste data in te voeren). Een applicatie die hierbij kan helpen is Microsoft Powerapps.



Stel prioriteiten

Heel je werking foutbestendig maken is vaak onbegonnen werk, probeer daarom prioriteiten te stellen!Pas SCRUM methoden toe om stap voor stap te werk te gaan en de voornaamste fouten te identificeren.



Richt een goede risicoanalyse op

Wanneer je de risico’s in kaart brengt, krijg je een beter overzicht van alle mogelijke fouten en kan je proactief te werk gaan.



Focus niet op quick-wins!

Het is uitnodigend om brandjes te blussen, maar dit lost achterliggende problemen niet op en is geen duurzame manier om foutpreventie te implementeren.



Breng de Cost of Non Quality in kaart.

Door de balans te vinden tussen kost en kwaliteit, kan je vermijden dat er teveel geïnvesteerd wordt in foutpreventie, zonder in te boeten aan kwaliteit. Steek hierbij niet teveel in het uitzoeken van exacte waarden, maar werk met marges en historische waarden om een benadering te vinden die bij je organisatie past.



Hou de vinger aan de pols.

Transparantie en vertrouwen van je procesverantwoordelijken zijn niet op één dag gewonnen. Probeer consequent te communiceren en ondersteuning te bieden om op de hoogte te blijven van fouten en klachten. Op die manier bouw je vertrouwen op en werk je aan de kwaliteitscultuur van je organisatie. .

Deze inzichten kwamen tot stand tijdens onze taskforce meetings. Meer inzichten zullen aan dit artikel toegevoegd worden in de komende maanden.