Faciliteren met een sterk stakeholdermanagement 

Hoe ga je aan de slag?

Om te beginnen vind je hieronder enkele do’s en don’ts om mee rekening te houden bij het opstellen van een stakeholderanalayse: 

Do’s: 

•  Ga risk-based te werk– denk na over een power-interest matrix om je stakeholders goed in kaart te brengen
• Blijf pragmatisch en hou het einddoel in de gaten
• Zorg voor een sterk netwerk en vlotte interactie met de stakeholders
• Betrek de juiste stakeholders voor de analyse
• Faciliteer en koppel terug naar het management

Don’ts

• Het is geen finale oefening. Deze analyse moet continu herbekeken worden.
• Stel deze analyse niet zelf of in beperkte kring op!
• Verlies je niet in de details en pas op voor complexiteit (power-interest matrix kan hier een oplossing bieden)
• Let op dat je niet te veel in dezelfde richting blijft kijken. Durf teruggaan naar wat er al op tafel ligt.

Zet je netwerk uit

Een stakeholderanalyse kan een sterk hulpmiddel zijn om je organisatie de nodige flexibiliteit aan te reiken. Het wordt nog vaak gezien vanuit een manier om compliant te zijn. Stakeholdermanagement speelt een belangrijke rol in het borgen van wet- en regelgeving. Het kan gebruikt worden voor de hernieuwing van de context van je beheersystemen. Maar eveneens kan het een belangrijke faciliterende rol spelen om de strategie van je organisatie verder uit te zetten. 

Om je stakeholders goed in beeld te brengen is het daarom van belang om er een dynamisch verhaal van te maken. Hoe meer mensen je betrekt, hoe sterker het een rol kan spelen in je organisatie. Overweeg daarom ook of het de moeite loont om er een proces van te maken (in combinatie met een contextanalyse). De voornaamste drijfveer is dat de manier waarop het management van de stakeholders wordt uitgevoerd in lijn ligt met de cultuur van je organisatie. Door zoveel mogelijk mensen te betrekken, veroorzaak je ruchtbaarheid en bouw je de individuele verantwoordelijkheid op. 

Nog al te vaak wordt de analyse achter gesloten deuren opgesteld. Dat zorgt ervoor dat, wanneer de analyse voorgelegd wordt op de management reviews, de impact te klein is of dat men er simpelweg niet mee aan de slag gaat. Als het een community verhaal wordt in plaats van een quality assurance verhaal heb je een veel grotere impact. 

Overgaan tot actie

Pragmatisch blijven in het opstellen van een goede analyse is geen voor de hand liggende taak. Toch is het cruciaal om ervoor te zorgen dat je de focus behoudt op haalbare doelen die je uiteindelijk met de analyse wil behalen. Gebruik maken van een power-interest matrix kan helpen om je te focussen op de stakeholders die de grootste impact hebben op je organisatie. Op die manier krijg je een risk-based analyse die, naast sterk onderbouwd te zijn, ook de focus helpt aan te scherpen. 

Het is daarom belangrijk dat je stakeholderanalyse niet enkel beschouwd als onderdeel van de planning, maar eveneens als een hulpmiddel om de D – C – A (naar de PDCA cyclus) uit te voeren. Een sterke communicatie is daarbij van groot belang om flexibiliteit te garanderen in tijden waar veranderingen een constante zijn geworden. De betrokkenheid van je (top)management via management reviews is hierbij niet te onderschatten. Zorg ervoor dat het stakeholdermanagement dus zeker minstens jaarlijks wordt doorgenomen, of dat deze kan geraadpleegd worden bij onvoorziene omstandigheden die al dan niet een impact kunnen hebben op de business continuïteit. 

De focus behouden

Om ervoor te zorgen dat je stakeholdermanagement up-to-date blijft is het dan ook belangrijk om zoveel mogelijk de vinger aan de pols te houden van veranderingen die een impact hebben op de werking van je organisatie. Hierbij kan je interne netwerk al heel wat oplossingen aanreiken, maar probeer hierbij ook zoveel mogelijk de voelsprieten uit te zetten om te weten wat er leeft in het ecosysteem van je organisatie (denk ook aan het updaten van de contextanalyse). 

Deze inzichten kwamen tot stand tijdens onze Excellence Teams. Voor meer info, neem contact op met An Kint, of schrijf je in als lid van deze groepen via onze evenementen.