Stroomlijn je processen

Het is niet altijd vanzelfsprekend om te bepalen of je processen wel voldoende waarde toevoegen aan je organisatie. Organisaties zijn vaak op zoek naar meer efficiëntie en snelheid. Maar is de huidige situatie wel in kaart gebracht? Kunnen processen verbeterd worden en ken je de scope van de processen die je in kaart wil brengen? 

Value Stream Mapping: wat is het en hoe begin je eraan?

Met Value Stream Mapping kan je je processen in kaart brengen om accurate data in beeld te brengen van al je organisatorische processen. Op deze manier kan je nagaan waar meerwaarde kan gecreëerd worden en waar bepaalde stappen geëlimineerd kunnen worden. VSM helpt om te doen wat moet gebeuren eerdere wat kan gebeuren. Hieronder enkele tips om ermee aan de slag te gaan:

1. Begin eerst met de 'what's in it for me?' Op welke voordelen wil je zelf inzoomen?
2. Bepaal de scope: van waar tot waar heb ik dit overzicht nodig?
3. Bepaal je VSM van de klant naar voren in je proces op die manier kan je in het productieprocessen eenvoudiger moeilijkheden terugvinden (bij Magikami begin je bij de start van je proces). 
4. Verzamel data en informatie: probeer een duidelijk beeld te krijgen van de procesdata als tijden, defecten, aantallen... Wees hier zo volledig mogelijk in. 
5. Betrek alle betrokken werknemers. Enkel zo kan je tot effectieve en goed-geïnformeerde oplossingen komen. Door verschillende teams te betrekken kan je er ook voor zorgen dat de proces map accuraat is en de verbeteringen duurzaam. 
6. Gebruik het pareto principe om tot concrete acties over te gaan, maar vergeet nooit om tot actie over te gaan!

Magakami

Net als VSM kan je met Magakami je processen in kaart brengen om er meer waarde uit te halen en waste te vermijden. Enkele verschillen:

1. Magakami focust op de volledige Supply Chain, het is dus meer gericht op het in kaart brengen van alle processen in je organisatie. Het is dus niet geschikt voor complexe productieomgevingen en eerder voor dienstverleners of administratieve omgevingen. 
2. Magakami maakt gebruik van verschillende lean technieken, waar VSM een techniek is waarbij een specifiek proces in kaart wordt gebracht. 
3. VSM wordt gebruikt om waste en meerwaarde van een proces te bepalen. Magakami gaat eveneens op zoek naar het verbeteren van processen, maar doet dit doorheen de hele werking van de organisatie. 

The don'ts van Value Stream Mapping

Value stream mapping kan de processen van je organisatie een hele stap vooruit helpen. Toch zijn er enkele struikelblokken waarvoor je moet opletten:

1. Je scope moet helder zijn, zonder een duidelijke scope is het onmogelijk om een goede VSM op te zetten.
2. Betrek de juiste mensen om een volledig beeld te krijgen.
3. Verlies je niet in de techniek.
4. Relevantie is cruciaal: waar hebben we het nodig, waar niet?
5. Niet tot actie overgaan is een reëel gevaar.
6. Extra belangrijk: De praktijk gaat steeds voor op de theorie. Als je berekening niet stroken met de realiteit heeft de praktijk altijd voorrang. 
   
   

Deze inzichten kwamen tot stand tijdens onze kwaliteit en lean taskforce. Meer inzichten zullen aan dit artikel toegevoegd worden in de komende maanden.