De weg naar continuous improvement
Elke organisatie streeft naar verbetering, maar de lijn tussen verantwoording afleggen en grenzen verleggen is soms fijner dan die op het eerste zicht lijkt. Om continuous improvement doorheen de organisatie te implementeren is het belangrijk om iedereen mee te krijgen en te werken aan een cultuur die verbetering in de hand werkt. Hieronder geven we graag al enkele tips mee om mee rekening te houden bij het opzetten van continuous improvement in je organisatie:
- Werk niet in functie van de externe audit! Vertrek steeds van de interne objectieven en kijk naar de kleine verbeteringen binnen je organisatie. Die kleine verbeteringen kunnen vaak tot grotere verbeterprocessen leiden doorheen je organisatie. Het is logischer om je eigen verbeterprocessen om te zetten naar de eisen van de externe audit, dan te vertrekken vanuit de verwachtingen van de externe auditor.
- Visualiseer meer! Om verbeteringen door te voeren, moet iedereen verstaan waar je het over hebt. In plaats van ettelijke pagina's uit te schrijven is het verstandiger om beeldend te werken. Zet bijvoorbeeld een Pareto analyse op en omcirkel de grootste problemen.
- Meten is weten! Het management moet betrokken worden. Durf daarom met cijfers naar het management te gaan en bewijs de cost of non-quality om je argumentatie ook op financieel vlak kracht bij te zetten.
- Kom uit je kot! Ga in gesprek met afdelingshoofden en proceseigenaars om samenwerkingen aan te gaan en hoogte te nemen van de problemen die leven en de verbeteringen die doorgevoerd kunnen worden.
- Zet een forum op! Met louter het uitsturen van mails ga je niet veel bereiken. Door onderling overleg kunnen nieuwe verbeterprocessen ontstaan, werkt deze in op relevante wijze in de hand.
Externe audits als 'stok achter de deur'
Om continuous improvement door te voeren doorheen de organisatie is vaak heel wat overtuiging nodig. Een externe audit kan hierbij een goede drijfveer vormen. Toch is het belangrijk om de externe audit of certificatie niet als overheersende motiverende factor te beschouwen. De drijfkracht achter verbetering moet altijd komen uit de interne objectieven. Dit kan eveneens voor meer assertiviteit zorgen naar audits toe.
Daarentegen is het belangrijk om te erkennen dat de feedback en input van externe audits ook kan ingezet worden als gewicht om verbeterinitiatieven kracht bij te zetten bij het management. Het is dus belangrijk om een gezoende balans te vinden voor jouw organisatie, zonder oog te verliezen op je eigen prioriteiten.
Impliciet of expliciet?
De verantwoordelijkheid, noch de voorstellen rond continuous improvement, mogen bij kwaliteit liggen. Het is steeds belangrijk om de collectieve verantwoordelijkheid te onderstrepen en proceseigenaars en afdelingshoofden aan te sporen om initiatief te nemen als het aankomt op verbeteringen binnen de organisatie. De kwaliteitsdienst heeft hier dus een faciliterende en communicatieve rol in te spelen.
Denk goed na over hoe de organisatie omgaat met continuous improvement: wordt het impliciet opgenomen in de rollen en verantwoordelijkheden of expliciet naar buiten gedragen in de strategie van de organisatie? Dit kan ook bepalen hoe jij verder aan de slag gaat in de manier waarop je continuous improvement verder implementeert.
KPI's opstellen rond Continuous Improvement
Vaak worden KPI's opgesteld in functie van recurrentie of snelheid. Toch is het mogelijk om zelf KPI's op te stellen rond verbeterprocessen. Hierbij is het management een cruciale factor. Als de deur openstaat om in overleg te gaan met het management rond de KPI's, zorg dan dat je zoveel mogelijk KPI's aan de strategie van de organisatie kan hangen om verbeterprocessen een pertinente plaats te geven binnen de ontwikkeling van jouw organisatie.
Deze inzichten kwamen tot stand tijdens onze Organisatieontwikkeling Task Force.