Optimaal digitaliseren

Digitalisatie bereikt haar potentieel slechts wanneer de digitale instructies beter zijn dan papieren instructies. Hou dus rekening met de tijd die hierin kan kruipen. Het is niet ongehoord om werkinstructies uit te werken voor 1 uur werk, meer dan 15 uur nodig is. Digitale instructiesystemen overtreffen papieren instructies naarmate ze volgende functionaliteiten bieden:

1. Visualiseer: het is moeilijker om verloren te lopen in instructies en stappen met een beeld van de actuele stap
2. Vereenvoudig: elimineer zoveel mogelijk redeneerwerk (als – dan vragen, en-of…), nog een manier om ervoor te zorgen dat de instructie altijd gevonden wordt is gebruik maken van sterke zoekfuncties
3. Verifieer: een goede manier om niet verloren te geraken in de werkinstructies is de componenten te voorzien van in te scannen codes (QR codes)
4. Meet: zorg voor computationele hulp om foutgevoelig werk op te vangen
5. Verbind je digitale systemen: digitalisatie werkt pas als het doorheen de organisatie wordt opgenomen, om dit te bekomen is het belangrijk om te overwegen je werkinstructies aan je ERP-systeem te koppelen als je hierover beschikt
6. Standaardiseer en borg: probeer controles uit te voeren om ervoor te zorgen dat de werkinstructies op een juiste manier worden toegepast
7. Verrijk: voeg beeldmateriaal toe aan je systeem om de instructies sneller en beter te begrijpen
8. Interactiviteit: zorg voor innovatie en updates om de werkinstructies zo mobiel en bruikbaar mogelijk te maken (AR/VR kunnen oplossingen bieden, maar zijn nog steeds kostelijke investeringen)

Op maat of out of the box?

Wanneer je aan de slag gaat met nieuwe software is het verleidelijk om grote systemen volledig op maat van je organisatie te laten maken. Toch is dit in de meeste gevallen geen goed idee. Zeker in het geval van organisatie-brede softwarepakketten is het belangrijk om het zo eenvoudig mogelijk te houden. Op die manier zorg je voor toegankelijkheid en wordt het eenvoudiger om alle niveaus van je organisatie in het systeem te betrekken.

Iedereen op dezelfde golflengte

Doorheen alle instructies is het belangrijk om te uniformiseren. Als er voor 1 term verschillende namen worden gebruikt, worden je instructies onbruikbaar. Daarom is het eveneens belangrijk om niet slechts 1 verantwoordelijke aan te duiden, maar er organisatie-breed op toe te zien dat men het juiste taalgebruik toepast. 

Hou eveneens rekening met je doelgroep en zorg dat deze overal en altijd toegang krijgt tot de instructies die voor hen relevant zijn. Enkel zo zorg je ervoor dat je digitale werkinstructies opgenomen worden in de cultuur van de organisatie. 

Enkele software tips van onze leden:

Hieronder vind je enkele systemen waar onze leden gebruik van maken:

• Azumuta: softwaretool die het gebruik van papier in de fabriek volledig elimineert https://www.azumuta.com/nl/
• Zenya by Infoland: Software voor kwaliteits- en risicomanagement https://zenya-software.com/
• Arkite: Operator Guidance (gespecialiseerde software voor operatoren) https://arkite.com/
• Icologiq: Geavanceerde QMS voor globale organisaties https://www.icologiq.com/
• Proceedix : werkinstructies voor operatoren op de werkvloer https://proceedix.com/

Deze inzichten kwamen tot stand tijdens onze digitalisatie taskforce. Meer inzichten zullen aan dit artikel toegevoegd worden in de komende maanden.